主催者のためのRyoutei 座・スタジアム利用ガイド

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ご安全に!もじゃ変です。
このエントリは 大都会岡山 Advent Calendar 2017 の16日目です。

本題

大都会界隈が誇る懇親会場として名高い Ryoutei 座・スタジアム (よくわからない方は過去エントリ を参照のこと) を何らかのイベントで使ってみたいという方向けに、個人的に気をつけていることなどを書いていきたいと思います。皆も座を使ってなんかイベントを開催してくれよな!

予約をする

まずは会場の予約ですが、ハコが1枠しかないので割とサクッと予約が埋まってしまいます。2ヶ月先とかでも埋まってる時は埋まっちゃう感じ。
予約するのは早ければ早いほうがいい というのと、予約連絡を入れる前に候補日を幾つか用意しておいたほうがよいです。
また、最小20人以上必要なので、何人くらい集まりそうかは予測を立てておく必要があります。
(昔ニッチなイベントをやって人が集まらなかったのでキャンセルして別会場にした苦い思い出があります)

人数変更は、わかった時点で早めにお店に連絡しておきましょう。
会場がビュッフェスタイルなのもあり、当日の人数変更も大幅な増減がなければ調整できます。ここも座のありがたいポイントですね。(とはいえドタキャンとかがないように参加者にはキャンセル処理の徹底をしておいたほうがいいです)

クーポンを確認する

座・スタジアムの料金は現在では3,500円+消費税=3,780円となっていますが、 クーポン を利用することにより税込みで3,500円になります。(消費税分浮きます)
開催時に印刷してお店に持ち込むとよいでしょう。

会費の回収・受付について

入口に受付っぽい席が作られているのでそこで受付・会費の回収を行うとよいでしょう。(受付担当を立てておくのがベターです)
昼間に別会場で何かしらのイベントを開催するようであれば、両方に参加する人からは昼間のうちに事前回収(アーリーチェックイン)を行っておくと会場での受付がスムーズになります。

遅刻してくる方がいらっしゃる場合もあるので、受付ブースはイベントの開始後もある程度キープしておく必要があります。
会費の支払いは開始から2H以内です。

参加者へのアナウンス

お店に入ってからスタッフの方に「座・スタジアム」とお伝えして案内してもらうのがスムーズです。
参加者の方へ開催前にその旨を連絡しておくとよいでしょう。

※参加者の方へ連絡例(昔やったイベントから引っ張り出してきた)

■はじめての参加者の方

会場であるRyouteiに入店した際、お店の方に「座・スタジアム(ざ・すたじあむ)」とお伝えください。
参加費のお支払いについては座・スタジアムに入ってすぐのところに受付を設けますので、そちらでお願いします。

会場入りしてから

プロジェクタを使う(使いますよね?)場合に、まず接続チェックを一番最初にやっておきましょう。
たまにプロジェクタ接続周りが変わっていることがあり、その辺が詳しい人を巻き込んで接続チェックしておきましょう。

会場での諸注意

最初に参加者に会場についての諸注意を行っておくとよいでしょう。

  • ビュッフェスタイルである旨
    • 3時間食べ飲み放題だが、2Hで食べ物は下げられる(刺身とかはもっと早く下げられたはず)
    • 最初に食べ物・飲み物を取りに行くタイミングはちゃんと決めてアナウンスする
    • 食べ物を取りに行く流れ、飲み物の場所のアナウンス(図を参照)
  • 喫煙場所について
  • お手洗いの場所について
  • ひな壇でコケて飲み物をこぼす事案が過去何度も発生するので気をつける、階段を塞がないなど注意しておく
  • 退店後にお店前にたむろしないように念押しする(最後に再度アナウンスするとよいでしょう)

Ryoutei、だいたいこういう感じです座の平面図(ざっくり)

さいごに

また3月くらいに座駆動LT大会をやろうと思っていたのですが歓送迎会シーズンで全滅オーラなので初夏あたりにやりたいお気持ちです。皆さんよろしくお願いします。